Essent vervangt de acceptgiro
De vraag was ambitieus: een beter, veilig en digitaal alternatief voor de acceptgiro zonder interne inspanning of IT-inspanning. En dat met een zeer strakke deadline. Marco van Katwijk van Essent legde de opdracht hoopvol neer bij PostNL. Hij werd niet teleurgesteld. Naast FiNBOX en automatische incasso betaalden de klanten van Essent per acceptgiro. Marco van Katwijk wilde daar graag vanaf. “De betaaltermijn van acceptgiro’s is slecht te sturen en dat leverde veel problemen op. De invoering van SEPA was een mooi moment om de acceptgiro uit te faseren. In de communicatie over SEPA en IBAN konden we meteen alle betalingsmogelijkheden nog eens voor het voetlicht brengen. Inclusief een digitaal alternatief voor de papieren acceptgiro.”

De juiste mensen met de beste oplossing
PostNL zorgde altijd al voor het printen en versturen van de acceptgiro’s. “Daarvoor leverden we verrijkte bestanden, met extra velden die niet geprint werden maar wel digitaal leesbaar waren. Deze bestanden hoopte ik te kunnen blijven gebruiken, alleen dan met twee soorten output: print en digitaal. Die vraag legde ik neer bij PostNL. Met mijn criteria: kwaliteit, kosten en tijd. PostNL zette meteen de juiste mensen om tafel en kwam met de beste oplossing: AcceptEmail.”

Gemakkelijke en snelle implementatie
Met AcceptEmail ontvangt de klant de factuur per email. Die betaalt hij vervolgens in een paar clicks. Gemakkelijk en snel. “En dat gold ook voor de implementatie. AcceptEmail is ingevoerd zonder enige interne aanpassing en IT-inspanning. Daardoor konden wij alle aandacht aan de implementatie van SEPA besteden. Het enige dat we hoefden te doen, was emailadressen aanleveren. Vervolgens heeft PostNL AcceptEmail binnen zes weken geïmplementeerd. Op tijd voor de livegang van SEPA. Ik was onder de indruk.”

AcceptEmail en PostNL
Na een jaar zijn de klanten van Essent helemaal gewend aan AcceptEmail en verloopt het proces stabiel. “In het begin was het even wennen. Het was bijvoorbeeld niet meteen voor alle klanten duidelijk dat ze een factuur hadden ontvangen. Een digitale herinnering en desnoods een herinnering per post hielpen. Automatisch gegenereerd door PostNL, waarmee we blijven evalueren en verbeteren. Met elkaar zijn we voortdurend op zoek naar kansen. AcceptEmail biedt zoveel mogelijkheden.”

Over Essent
Essent levert gas, elektriciteit en energiediensten aan consumenten en bedrijven in Nederland en België. Een groot deel van de energie die Essent levert, produceert het bedrijf zelf. Essent treedt graag buiten de gebaande paden, wat leidt tot innovatieve, verrassende ideeën. Zo introduceerde het bedrijf in 1995 Groene Stroom in Nederland en nog steeds is Essent de grootste producent van groene energie in ons land. Essent is onderdeel van het internationale energieconcern RWE.

'De implementatie van dit project is anders gelopen dan andere projecten. Normaal gesproken is het proces bij verbeteringen heel anders. Dan is het knokken om op de interne lijst van projecten te komen. In dit geval is er sprake geweest van burgerlijke ongehoorzaamheid, anders hadden we nu nog niks gehad. Bovendien is een business case voor Direct Contact voor een paar duizend euro niet zinvol. Als we een projectanalyse en projectaanvraag hadden willen doen, kostte dat meer tijd dan de hele implementatie. Het idee was juist om niet een hele business case exercitie te doen, maar om vanuit een Proof of Concept met ervaring en klantreacties te starten. De business case vormt zichzelf dan en die strategie werkt gewoon heel goed. De applicatie kon direct in gebruik worden genomen waarbij nul IT uren zijn verbrand. Nu kunnen wij veel makkelijker zelf de ambassadeursrol binnen de organisatie op ons nemen.'

Die 18 karakters intypen is sowieso onhandig. Het kan immers ook de rekening van het oude omaatje zijn die zonder het te weten gaat betalen voor de polis, de verwarming, de scheermesjes of andere subscription. Los dit proces beter en netter op. Of onboarding nu op je website, tijdens een chat of aan de keukentafel gebeurt.